Vårstäda kontoret – arkiveringstiden för räkenskapsmaterial är sänkt till 7 år

Bokföringslagen ändrades den 1 januari i år och arkiveringstiden sänktes från tio till sju år. För dig med räkenskapsår som sammanfaller med kalenderår kan det därmed innebära att du kan slänga räkenskapsinformationen för 2003, 2002 och 2001.

Observera dock att bokföringslagens arkiveringstid endast gäller räkenskapsinformation där det inte finns någon annan regel som tar över. Generellt måste företagen ta hänsyn till preskriptionslagen som anger en tioårig preskriptionstid, om annat inte har avtalats.

Vad räknas som räkenskapsinformation?

Räkenskapsinformation delas in i tre kategorier; primär räkenskapsinformation, avtal och andra viktiga handlingar samt övrig räkenskapsinformation.

Till kategorin primär räkenskapsinformation räknas bland annat; fakturor, kvitton, bokföringsorder och annat som används i bokföringen för att visa att en affärshändelse inträffat och vad den avser. Det kan också vara uppgifter i en öppningsbalansräkning, sammanställningar av uppgifter i en årsredovisning eller ett årsbokslut och specifikation av en balansräkningspost.
Följesedlar, tidsbeställningslistor och dokument som utgör underlag för löneutbetalningar eller ersättning till arbetstagare anses också vara räkenskapsinformation, men bara om uppgifterna är obligatoriska för en verifikation och tas in i verifikationen, exempelvis en faktura.

Avtal och andra viktiga handlingar som belyser verksamhetens ekonomiska förhållanden är också räkenskapsinformation. Exempel på sådana är: viktigare skriftväxling, beslutsprotokoll, tillståndsbevis, avtal, företagshypoteksbrev, pantbrev, aktiebrev, delgivning av ansökan om betalningsföreläggande och skuldebrev.

Övrig räkenskapsinformation är uppgifter som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen, systemdokumentation och behandlingshistorik. Exempel på detta är; instruktioner om redovisningsprinciper, attestregler, krypteringsnycklar, värderingsnormer, lagerinvesteringslistor samt EDI-avtal och generella prisöverenskommelser.

Räkenskapsinformationens lagringssätt

Räkenskapsinformation ska vara lagrad i vanlig läsbar form (dokument), mikroskrift eller maskinläsbar form. Informationen ska lagras i det skick den hade när den kom till eller gick ut från företaget, något som är viktigt att tänka på nu när e-fakturor blir allt vanligare. Årsredovisningen eller årsbokslutet ska dock alltid finnas i vanlig läsbar form. Arkiveringen ska ske på ett betryggande sätt och bedömningen om vad som är betryggande får göras från fall till fall.

De ändrade reglerna ger en större möjlighet att föra över räkenskapsinformation mellan olika medier. Om överföring sker genom att exempelvis en leverantörsfaktura scannas in, ska dock originaldokumentet fortfarande sparas och får förstöras först från och med det fjärde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Efter denna period räcker det att den scannade fakturan arkiveras.

Sänkningen av arkiveringstiden är en del av regeländringarna för enklare redovisning som gäller från den 1 januari 2011. Läs om övriga regeländringar här.