Så blir ditt bolag redo för en digital årsredovisning
2020-03-30
Den digitala årsredovisningen är snart här. Från och med 2020 ska bolag noterade på en reglerad marknad inom EU upprätta årsredovisningen i ett nytt format – ESEF. Nu är det hög tid att påbörja digitaliseringsarbetet. Börja med dessa fem steg.
1. Börja i tid – utse en projektgrupp
Övergripande frågeställningar i samband med projektets uppstart:
- Utse projektledare och arbetsgrupp. Involvera både ekonomi-, IT- och IR-avdelningen samt revisionsutskottet.
- Välj rätt ambitionsnivå utifrån bolagets förutsättningar. Ska arbetet göras internt eller outsourcas?
- Planera arbetsfördelning, budget och tid.
2. Lär känna regelverket och taxonomin
- ESEF-taxonomin utgörs av över 5 000 taggar som kan användas för att märka upp årsredovisningar. Det finns även möjlighet att skapa bolagsspecifika tilläggsklassificeringstaggar.
- Säkerställ att arbetsgruppen har en god kunskap i IFRS, taxonomin och innebörden av de posterna som presenteras i bolagets räkenskaper så att rätt taggar väljs.
3. Upphandla system
- För att kunna skapa årsredovisningen enligt de nya kraven kommer IT-system att behöva upphandlas. I dag finns det många systemleverantörer som erbjuder allt från helhetslösningar (där systemleverantören sköter taggning av räkenskaperna och skapande av den digitala årsredovisningen) till system som kan synkronisera mot ERP-system och olika typer av molnbaserade plattformar (där bolaget sköter taggningen och systemleverantören erbjuder teknisk support).
- Var noga med att ta hänsyn till frågeställningar avseende informationsläckage, möjlighet till testmiljö, referenser, teknisk kompetens, support och tillgänglighet.
4. Utför provmappning på befintliga räkenskaper
- Vid rapporteringen av årsredovisningen för 2020 ska även jämförelsetalen märkas. En stor del av arbetet kan därmed utföras baserat på 2019 års finansiella information.
- Utgå från räkenskaperna för 2019 och kartlägg dessa mot taggar i taxonomin redan i dag ("provmappa").
- Säkerställ förståelse för skillnader avseende snarlika taggar och beakta behovet av bolagsspecifika tilläggsklassificeringstaggar.
- Kvalitetssäkra provmappningen.
5. Säkerställ processer för kvalitetssäkring
- Oavsett systemval är bolaget ytterst ansvarig för den slutliga rapporteringen.
- Om extern kompetens används, säkerställ intern kvalitetsavstämning.
- Om möjlighet finns, utför "test filing", genomför tester för att skapa en digital årsredovisning och hantera eventuella valideringsfel.
- Kontakta de medier för offentliggörande som används och se till att de är beredda att distribuera den finansiella informationen i elektroniskt format.
"För att ESEF ska uppnå sin fulla potential krävs att bolagen börjar i tid, utser en tydlig projektledare samt avsätter en budget och rätt arbetsresurser."
Vad är ESEF?
European Single Electronic Format (ESEF) är en ny teknisk standard för digital inrapportering av årsredovisningar som gäller för alla bolag med värdepapper noterade på en reglerad marknad inom EU. De nya reglerna gäller från och med räkenskapsår som påbörjas den 1 januari 2020 eller senare. ESEF innebär att bolag ska upprätta årsredovisningen i ett nytt format – XHTML.
För de noterade bolag som upprättar koncernredovisningen enligt International Financial Reporting Standards (IFRS) tillkommer även krav om att märka upp de finansiella rapporterna utifrån en klassificering (taxonomi) och med hjälp av XBRL-taggar.
Vilka rapporter omfattas av ESEF?
Hela årsredovisningen ska upprättas i det nya formatet, XHTML. De finansiella koncern rapporterna som ska taggas med hjälp av XBRL är följande:
- Rapport över finansiell ställning
- Rapport över resultat och övrigt totalresultat
- Rapport över förändringar i eget kapital
- Rapport över kassaflöden
- Noter (blocktaggning från och med 2022)
ESEF innebär att koncernens ovan listade räkenskaper ska matchas mot taggar som återfinns i en specifik ESEF-taxonomi framtagen av European Securities and Markets Authority (ESMA).
I vissa fall kommer det krävas att bolagen skapar bolagsspecifika tilläggsklassificeringstaggar (extensions). Dessa ska förankras i befintliga taggar i ESEF-taxonomin.
För räkenskapsår som inleds den 1 januari 2022 eller senare blir även taggning av noter obligatorisk för koncernredovisningar. För noter kommer så kallad blocktaggning att tillämpas.
Varför används ESEF?
Implementeringen av ESEF syftar till att förenkla digital användning av finansiell information eftersom formatet möjliggör automatiserad läsning av stora informationsmängder. Investerare, bolag, tillsynsmyndigheter och andra intressenter ges möjlighet att jämföra finansiella rapporter från alla noterade bolag på europeisk nivå.
Standardiserad digitalisering av den finansiella rapporteringen är ett viktigt steg för att skapa till tillförlitlig finansiell information från Europas noterade företag.
Hur kan vi hjälpa dig?
PwC har ett stort utbud av tjänster kopplade till ESEF rapporteringen och digitaliseringen av årsredovisningen 2020. Vi följer löpande utvecklingen kring ESEF, för dialog med både bolag och myndigheter och har koll på systemleverantörerna på marknaden. Vi kan stödja er med bland annat:
- utbildning i ESEF-regelverket
- workshops i företagsspecifik tillämpning av ESEF-regelverket
- mappning av räkenskaper mot taxonomin
- taggning av räkenskaper i IT system
- genomgång och kvalitetssäkring av bolagets utförda mappning/taggning
- stöd och kravställning vid systemupphandling
Om du har frågor så kontakta oss.
