Bokföring och bokföringsmaterial del 2

24/10/16

2016-10-25

Tidpunkten för bokföring

Nedan följer den andra artikeln i vår serie om bokföring och bokföringsmaterial. Artikeln baseras på bestämmelserna i Bokföringslagen (BFL) och den tolkning av lagen som Bokföringsnämnden (BFN) gör i sitt allmänna råd BFNAR 2013:2 Bokföring, med tillhörande vägledning. I texten nedan lämnas hänvisningar till berörda punkter i det allmänna rådet. En del textavsnitt i det allmänna rådet/vägledningen saknar numrering, och hänvisning görs då till en närliggande punkt.
 

När ska affärshändelser bokföras?

Lagen och det allmänna rådet innehåller bestämmelser om när en affärshändelse senast ska vara bokförd (kap 3). För att en affärshändelse ska anses vara fullständigt bokförd krävs att den kan presenteras i både registreringsordning (i den ordning som posterna har registrerats, s k grundbokföring) och systematisk ordning (s k huvudbokföring). 

Därutöver tillkommer att bokföringen måste vara låst d v s inte kunna raderas eller ändras. Så länge bokföringen inte är låst, kan affärshändelserna inte anses bokförda. Bokföringen måste låsas så att den blir varaktig senast vid den tidpunkt då affärshändelsen ska vara bokförd enligt bestämmelserna i kapitel 3 i BFNAR 2013:2, se vidare nedan under rubriken senareläggning.
 

Huvudregel

Huvudregeln (p 3.1) säger att;

  • kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag
  • andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Med ”så snart det kan ske” menas så snart det finns tillräckliga uppgifter för att kunna bokföra på ett godtagbart sätt (p 3.3). BFN medger dock att bokföring av fordringar och skulder får anstå till dess faktura eller motsvarande handling har utfärdats eller mottagits. Om denna lättnadsregel tillämpas, ska den tillämpas konsekvent och gälla både utfärdade och mottagna fakturor (p 3.4).
 

Senareläggning - förutsättningar

Under specifika omständigheter (se nedan) kan företag senarelägga viss bokföring. Generella förutsättningar är då att verifikationerna hålls ordnade i väntan på bokföring och att bokföring ändå görs på rätt redovisningsperiod (p 3.5).
 

Senareläggning

I tabellen nedan anges de lättnadsregler som medger att bokföringen i vissa fall kan senareläggas. 

Kategori av företag Får senarelägga Gäller
Alla företag (p 3.6)

Till 50 dagar efter den månad då affärshändelsen inträffade

OBS att detta inte gäller bokföring av kontanta in- och utbetalningar för presentation i registreringsordning.
Företag med
årlig omsättning på normalt högst 3 mkr (p 3.7)
till 50 dagar efter det kvartal affärshändelsen inträffade
Företag med normalt högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser per år, och har en årlig nettoomsättning på normalt högst 1 mkr (p 3.8) Till 60 dagar efter utgången av det räkenskapsår affärshändelsen inträffade
Enskilda näringsidkare med normalt högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser per år, årlig nettoomsättning på normalt högst 1 mkr, och inga gränsöverskridande transaktioner (enligt skatteförfarandelagen (p 3.9)  Till den dag då inkomstdeklarationen ska lämnas
Vid användning av certifierat kassaregister (p 3.10) Till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelserna inträffade
 

Gäller bokföring av kontanta in- och utbetalningar för presentation i registreringsordning 

(för andra bokföringsposter kan ovanstående punkter vara relevanta)

Ideella föreningar, stiftelser, m fl (p 3.11) Till fyra veckor efter den dag då affärshändelsen inträffade
 
Vid försäljning från myntautomat (p 3.12) Antingen till dagen efter att automaten tömts eller till dagen efter att uppgifter om tömning mottagits.
 
Företag som tillämpar kontantmetoden (under 3 mkr i nettoomsättning) (p 3.14)

Tills betalning sker (verifikationerna ska hållas ordnade och fordringar och skulder vid årets slut ska bokföras) 

(Även reglerna om senareläggning ovan får tillämpas)

(läs vidare om kontantmetoden nedan)
 

Alla affärshändelser
Vid särskilda, tillfälliga hinder, t ex sjukdom (p 3.13)
 
Ytterligare någon eller några dagar (restriktiv syn)

Observera att i några av fallen ovan anges att lättnadsregeln inte gäller bokföring av kontanta in- och utbetalningar för presentation i registreringsordning. Således gäller den däremot för all bokföring i systematisk ordning samt för all annan bokföring i registreringsordning än kontanta in- och utbetalningar. För bokföring av kontanta in- och utbetalningar för presentation i registreringsordning ska detta ske påföljande arbetsdag om inte annat följer av tabellen. 

I tabellen går att läsa att kontanta in- och utbetalningar för bokföring i registreringsordning får senareläggas med 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen, försäljningen eller återköpet, inträffade om certifierat kassaregister används. Däremot registreras normalt inte andra insättningar respektive uttag till och från kassan, t ex uttag för insättning på företagets bankkonto. De kontanta in- och utbetalningar som inte registreras i kassaregistret ska därmed bokföras i registreringsordning (grundbokföring) enligt huvudregeln d v s senast påföljande arbetsdag. Det kan t ex göras i en kassajournal.
 

Kontantmetoden (p 3.14 samt 3.15)

Ett företag vars årliga nettoomsättning uppgår till högst tre miljoner kr får tillämpa kontantmetoden. Detta innebär att företaget får dröja med att bokföra affärshändelsen till dess att betalning sker. Även bedömningen av när affärshändelsen får senareläggas (enligt tabellen ovan), sker utifrån betalningstillfället. Tillämpas denna metod måste dock verifikationerna hållas ordnade i avvaktan på bokföring. Vid bokslut måste ett företag som tillämpar kontantmetoden bokföra obetalda fordringar och skulder som en bokslutstransaktion. Tidpunkten då detta ska ske är i samband med att den löpande bokföringen avslutas.
 

Användning av redovisningskonsult

Att ett företag använder sig av en konsult för upprättandet av räkenskaperna påverkar inte reglerna i det allmänna rådet utan samma regler tillämpas.

Kontakta oss

Marcus Johansson

Redovisningsexpert kommunal redovisning och ledamot av RKR:s expertgrupp, PwC Sverige

Tel 010-213 01 03

Hanna Uddenberg

Redovisningsspecialist, PwC Sverige

Tel 010-213 33 31

Följ oss i sociala medier