Enkla metoder kan ge mer framgångsrika projekt

2016-02-18

leende kvinna vid skrivbord med laptop


Det finns många komplexa och mycket bra sätt att styra och leda projekt. Ibland är det nödvändigt. Ofta räcker det dock att använda betydligt enklare metoder för att hålla tillräcklig koll på styrning, ledning och uppföljning av projekt.
 

Att leda ett projekt är i teorin ganska enkelt. Det handlar i princip om att tänka efter först och planera vad som ska göras, för att sedan göra det som planerats samt att mäta och följa upp under tiden. Det låter enkelt – men i många projekt glöms dock de mest fundamentala delarna bort.
 

Vad vill vi ha? När vill vi ha det? Vad får det kosta?

Jag och mina kollegor har i flera fall granskat projekt och avtal där de mest grundläggande frågorna inte får några egentliga svar. Om du inte vet vad du vill få ut av projektet är det svårt för partners och leverantörer att göra ett bra jobb.
 

Det går heller inte att mäta om leveransen är tillräckligt bra oavsett om projektet är internt eller om det ligger på en extern leverantör. Utan en tydlig deadline blir det svårt att styra rätt och hålla tider. Att leverera i tid får inte bli en tolkningsfråga. Kostnadsramen är många gånger fast, men ibland otydligt uttryckt vid projektets start.
 

Att jobba med en löpande räkning har både för- och nackdelar, men utan en tydlig specifikation av vad som ska levereras och när det ska ske tar man i många fall en för stor risk. Kostnaden kan bli högre än du hade planerat.
 

Projektledare och beställare har båda ansvar

Att skylla ett misslyckat projekt enbart på projektledaren är många gånger en förenkling. Ett tungt ansvar vilar även på den som har beställt projektet. Otydlighet i kravbilden bäddar för en svår resa och det blir i praktiken omöjligt att följa upp om projektet är lyckat eller ej.
 

Om beställningen är oklar, eller om projektledaren inte tror att det finns förutsättningar att driva projektet på ett framgångsrikt sätt måste projektledaren säga ifrån tydligt, och detta redan från början. På motsvarande sätt måste beställaren vara tydlig med vilka krav som ställs, både på resultatet av projektet samt på hur rapportering och uppföljning ska ske.
 

Projektdiagnos ett enkelt verktyg

En projektdiagnos är ett bra verktyg för exempelvis en ledningsgrupp att på ett snabbt och enkelt sätt få en bättre bild av hur ett projekt mår. Använd mallen nedan som utgångspunkt. Den kan vara till hjälp både för enkla och komplicerade projekt. Du kan även formulera om rubrikerna så att de passar just din organisation bättre.

maill för projektdiagnos

Om varje person i en lednings- eller styrgrupp fyller i en diagnos individuellt kan man sedan jämföra resultaten. Det ger ofta underlag till mycket intressanta diskussioner, särskilt om spännvidden i svaren är stor. 

Kontakta oss

Henrik Engdahl

Senior Manager, PwC Sverige

Tel 0709-29 17 80

Följ oss i sociala medier