Riktlinjer avseende hantering av gåvor och aktiviteter

Bakgrund

PwC:s verksamhet är beroende av att kunderna har förtroende för oss. Inte sällan kan vi i våra relationer med kunderna få erbjudanden om gåvor och evenemang/aktiviteter alternativt vilja erbjuda sådana till våra kunder i syfte att skapa goda relationer. PwC Sverige har åtagit sig att följa PwC-nätverkets Code of Conduct och Anti-Bribery-policy. Härutöver finns en korruptionslagstiftning att beakta. För att hjälpa dig som medarbetare att följa dessa regelverk har byrån tagit fram dessa riktlinjer.

För att gåvor och evenemang/aktiviteter skall framstå som godtagbara skall de tillhandahållas under öppenhet i förhållande till såväl mottagarens arbetsgivare som givarens konkurrenter, präglas av måttfullhet och inte ha till syfte att otillbörligen påverka någon i sin tjänsteutövning.

Vägledningen syftar till att PwC skall

• upprätthålla höga etiska krav och kundernas förtroende för PwC:s verksamhet,
• främja en effektiv och sund konkurrens på marknaden och
• se till att korruptionslagstiftningen efterlevs på sådant sätt att medarbetare inte kan misstänkas för mutbrott.

Riktlinjerna gäller för alla medarbetare och är tillämplig i alla kontakter med existerande och potentiella kunder, leverantörer och samarbetspartners, i såväl privat som offentlig sektor samt gäller oavsett var byråns medarbetare befinner sig geografiskt, det vill säga både i Sverige och i utlandet.

Eftersom PwC är ett registrerat revisionsbolag ställs särskilt höga krav på att vi följer gällande etiska regler. Vår verksamhet är författningsreglerad och vi står under tillsyn av Revisorsnämnden. Skyldigheten att agera med opartiskhet, självständighet och objektivitet medför också att det ställs extra höga krav på firmans medarbetare vad avser etik och integritet. Eftersom PwC’s verksamhet i hög grad syftar till att bygga förtroende så är förväntningarna på oss från samhällets intressenter höga och vårt agerande, eller brist på agerande, kan förväntas bedömas på ett strängare sätt än vad som gäller för företag av motsvarande storlek som verkar i många andra branscher.

Observera att utöver korruptionslagstiftningen finns annan lagstiftning att ta hänsyn till vid bedömning av om gåvor och evenemang är att betrakta som godtagbara. Till exempel revisorslagens regler om oberoende. Vidare finns det en skatterättslig aspekt på gåvor och evenemang/aktiviteter. Riktlinjerna behandlar emellertid inte dessa frågeställningar.

Grundläggande principer

Korruptionslagstiftningen syftar till att tillgodose arbetsgivarens intresse av lojal tjänsteutövning. Det innebär att arbetsgivarens samtycke är en grundläggande förutsättning för att kunna ge/ta emot gåvor alternativt kunna erbjuda/delta i evenemang/aktiviteter. Härutöver måste gåvan eller aktiviteten framstå som hederlig från såväl konkurrensetisk som allmänmoralisk synpunkt.

Mot bakgrund härav kan vi erbjuda/ta emot gåvor alternativt bjuda in till/delta i evenemang/aktiviteter under följande förutsättningar.

• Gåvor eller evenemang/aktiviteter får inte ge upphov till intressekonflikter.
• Gåvan eller evenemanget/aktiviteten får inte utifrån ett objektivt perspektiv vara ägnad att påverka mottagaren i dennes tjänsteutövning.
• Gåvor och inbjudningar till evenemang/aktiviteter skall präglas av öppenhet, det vill säga riktas till både arbetsgivaren och den anställda för att säkerställa att arbetsgivaren känner till och accepterar att gåva tas emot eller att den anställda deltar i evenemanget, eller att den är förenlig med arbetsgivarens eventuella policyer för att förebygga mutbrott och otillbörlig påverkan. Om det är fråga om en inbjudan till ett evenemang/en aktivitet skall om möjligt inbjudan riktas till en obestämd krets av personer snarare än till särskilt utvalda personer. Breda möten med relativt sett många deltagare (leverantörer, kunder och andra intressenter) är lättare att motivera än särskilda arrangemang för ett fåtal utvalda personer.
• Gåvor och evenemang/aktiviteter skall präglas av måttfullhet. Arrangemanget, inklusive mat och dryck, bör i sitt sammanhang inte vara extravagant.
• Evenemang/aktiviteter bör innehålla företagsrelaterade programpunkter såsom seminarier, presentationer av verksamheter, föreläsningar eller studiebesök alternativt arbetsrelaterade diskussioner som understryker affärsnyttan och bidrar till att aktiviteten framstår som tillbörlig. Aktiviteter inriktade enbart på rekreation och där inga seriösa inslag till nytta för den inbjudnes tjänsteutövning förekommer godtas inte.
• Make/maka, familjemedlemmar eller följeslagare bör inte bjudas in till evenemang och aktiviteter om de inte står för sina egna aktiviteter/kostnader eller om det inte är uppenbart att det faller inom ramen för vedertagna umgängesformer att inkludera dem.
• Vid affärsförhandlingar och vid upphandling av våra tjänster bör vi, även om motparten inte utgör ett offentligt organ, vara återhållsamma med att bjuda in motparten till evenemang och aktiviteter.

Den som erbjuds eller mottar en gåva eller inbjudan till ett evenemang/en aktivitet skall så snart som möjligt redovisa gåvan eller injudan för sin närmaste chef för att chefen i sin tur skall kunna bedöma om den får tas emot. Genom att öppet redovisa gåvan eller inbjudan undviker medarbetaren att bli ansvarig för tagande av muta.

Om en medarbetare utlovas en gåva eller en inbjudan till ett evenemang/en aktivitet och det föreligger tveksamhet huruvida den är att bedöma som tillbörlig eller ej, kan byrån överväga, om gåvan eller evenemanget/aktiviteten bedöms vara till nytta för medarbetarens tjänsteutövning, och gå in och själv beskosta den utlovade gåvan eller evenemanget/aktiviteten. På så sätt elimineras risken för mutbrott.

Särskilt om gåvor

Vissa förmåner är till sin art sådana att de utnyttjar mottagarens behov av pengar eller vädjar till girighet. Dessa förmåner är oförenliga med kravet på hederlighet och bedöms regelmässigt vara otillbörliga.

• Penninggåvor
• Penninglån, ställande av säkerhet, eftergift av fordringar eller liknande förmåner som inte är marknadsmässiga
• Tjänster för privat ändamål och på villkor som inte är marknadsmässiga
• Förmåner som är förenade med villkor att utföra något för givaren och som inte är godkända av arbets- eller uppdragsgivaren
• Dolda provisioner eller kickbacks till anställd eller uppdragstagare

Mot den bakgrunden får PwC:s medarbetare överhuvudtaget inte lämna, utlova eller erbjuda någon av ovanstående förmåner till en anställd eller uppdragstagare i ett annat företag eller ett offentligt organ. Inte heller får en PwC-medarbetare ta emot eller begära ovanstående förmåner.

Det finns inga fasta värdegränser för vilka gåvor som skulle kunna utgöra muta. Det är nämligen inte enbart värdet på gåvan som är avgörande, utan i vilken situation den ges och risken rent objektivt sett för påverkans som föreligger. Man måste således göra en samlad bedömning av alla omständigheter i det enskilda fallet för att kunna fastställa om en gåva är godtagbar eller inte.

Förmåner av obetydligt värde såsom "giveaways" – pennor, nyckelringar med företagstryck med mera anses godtagbara. Gåvor vid jul och nyår till ett värde av en procent av prisbasbeloppet per mottagare och vid högtidsdagar såsom födelsedagar vid jämna år av tre procent av prisbasbeloppet per mottagare är godtagbart.

Man kan undvika att göra sig skyldig till mutbrott genom att inte ta emot gåvan eller att omedelbart lämna tillbaka den. Ibland kan det få negativa konsekvenser för framtida affärsrelationer att avvisa en gåva. Det kan lösas genom att mottagaren omedelbart lämnar över gåvan till sin arbetsgivare. (Jämför chokladaskar som anställd fått och som kan lämnas över till arbetsgivaren för att därefter läggas ut i lunchrummet).

Mer detaljerade anvisningar om accepterande av gåvor finns i Personalhandbokens avsnitt om oberoende och jäv.

Särskilt om evenemang och aktiviteter

Generellt sett är det godtagbart att bjuda in till och delta i evenemang och aktiviteter så länge de grundläggande principerna som redogjorts för ovan är uppfyllda, det vill säga inbjudan är öppen och har godkänts eller är förenlig med arbetsgivarens policy och riktlinjer, evenemanget är måttfullt, det finns företagsrelaterade programpunkter eller diskussioner som gör att det inte endast är fråga om rekreation samt att eventuella anhöriga betalar för sig.

Några typsituationer som normalt kan godtas

1. Branschdagar/kunskapsdagar/seminarier och föreläsningar – Förmåner i form av enkla luncher och middagar är i regel inte något problem eftersom det sker i anslutning till arbetsrelaterade aktiviteter.

2. Invigning av nytt kontor och jubileer – Inbjudan till sådana evenemang anses tillbörliga om inbjudan ställs till ett stort antal personer och företag. Mat och underhållning får inte vara för påkostad, särskilt inte om en anhörig till den inbjudna skall få delta kostnadsfritt.

3. Biljetter till sportevenemang och kulturella evenemang – För att det skall anses tillbörligt bör det förenas med företagsrelaterade programpunkter eller diskussioner och om möjligt 4 riktas till en större krets av personer.

4. Utflykter, tävlingar och specialarrangerad underhållning tillsammans med måltider – Dessa aktiviteter kan accepteras om de finns företagsrelaterade programpunkter eller diskussioner i anslutning till aktiviteten. Aktiviteten får inte äga rum i rent förströelsesyfte och får inte heller vara mer påkostat än vad som är motiverat i sammanhanget.

5. Studieresor, kurser, konferenser – Sådana aktiviteter kan accepteras om de är till nytta för deltagarnas tjänsteutövning. Rena semester- och rekreationsresor är otillbörliga. Det avgörande är om aktiviteten har ett seriöst upplägg och ett kvalificerat innehåll. Om deltagarnas familjemedlemmar får följa med utan kostnad är förmånen i regel att anse som otillbörlig.

6. PR-aktiviteter – Vissa arrangemang är av allmän och utpräglad PR-karaktär och ordnas enbart för att personer från olika områden ska kunna träffas för att sinsemellan skapa kontakter. Även om det inte förekommer några verksamhetsrelaterade programpunkter eller arbetsrelaterade samtal kan PR-arrangemanget bedömas som tillbörligt om det är måttfullt, riktar sig till en bred krets av deltagare och där samtycke från den anställdas huvudman föreligger.

Offentlig verksamhet

Det är viktigt att skilja på kontakter med representanter för det privata näringslivet och representanter för offentliga organ (det vill säga riksdag, regering, myndigheter, domstolar, kommuner, landsting, region-och kommunalförbund och statliga eller kommunala bolag som utövar offentlig verksamhet) eller därmed jämförliga organisationer.

Såväl lagstiftning som praxis har en betydligt strängare syn på förhållningssättet gentemot offentliga organ än privata företag. Anledningen till detta är att offentliga organ har hand om allmänna medel och bedriver verksamhet i alla medborgares intresse. De offentliga organen är beroende av medborgarnas förtroende. Någon möjlighet till samtycke med befriande verkan finns inte i denna verksamhet. Mot den bakgrunden finns det anledning att vara mycket försiktig vid tillhandahållande av förmåner till personer inom offentlig verksamhet.

I nära samband med eller under myndighetsutövning eller offentlig upphandling får överhuvudtaget inga förmåner lämnas, utlovas eller erbjudas. Finns ingen pågående eller nära förestående myndighetsövning eller offentlig upphandling kan förmåner tillhandahållas, men med mycket stor försiktighet. För att vara på den säkra sidan kan i praktiken endast förmåner såsom enkla måltider i samband med seminarier och kunskaps-/branschdagar som riktar sig till en större krets av personer och där det finns en tydlig koppling till PwC:s verksamhet tillhandahållas. Vid invigning av kontor, vid jubileer och likande arrangemang kan förmåner i form av en enkel buffémåltid och underhållning tillhandahållas men endast i de fall då inbjudningarna gått till en stor krets av befintliga och potentiella kunder där inbjudningarna inte är personliga utan har ställts till det offentliga organet. Vid dessa tillställningar får varken make/maka eller andra familjemedlemmar bjudas in om de inte står för sina egna kostnader som är förknippade med arrangemanget.

För att inte äventyra allmänhetens förtroende för vår verksamhet och riskera att byråns medarbetare gör sig skyldiga till mutbrott bör man ta kontakt med det offentliga organet innan inbjudningen skickas ut och förvissa sig om att förmånen är förenlig med det offentliga organets policy mot mutor.

Samma stränga synsätt bör även tillämpas på stora företag av allmänt intresse, det vill säga börsföretag och större privatägda företag som står inför en större upphandling av tjänster där vår firma kan vara aktuell som leverantör. Anledningen till försiktighet är att vi i egenskap av revisionsföretag kan förlora omvärldens förtroende för oss som om vi skulle lämna, utlova eller erbjuda en förmån.

Vid minsta tvekan om hur en gåva eller ett evenemang/en aktivitetskall bedömas skall avstämning ske med den närmaste chefen, Risk Management Partner eller OGC.

Stockholm den 24 april 2014
Peter Nyllinge