CSRD och ESRS S1 - utmaningar och möjligheter för svenska arbetsgivare
I samband med hållbarhetsdirektivet CSRD behöver svenska företag berätta om hur medarbetarna mår och trivs på sin arbetsplats. Företag blir nu skyldiga att publikt redovisa information som tidigare delats i stängda dialoger eller publicerats på eget initiativ. Företagens förhållningssätt kring likabehandling, arbetsvillkor, utbildning och lönesättning kommer att tydliggöras. För några företag kan detta bli en komplex utmaning, men det kan också skapa affärsmöjligheter.
Vad innebär ESRS S1?
CSRD-rapporteringen som berör anställda görs i ESRS S1, en av de 12 standarder som ingår i CSRD. ESRS S1 inkluderar även grupper och medarbetare som arbetar i direkt anslutning till bolaget såsom egenföretagare, konsulter eller medarbetare som kommer in via bemanningsföretag.
Stora delar av innehållet i ESRS S1 är redan bekant för svenska arbetsgivare, exempelvis redovisning av andelen sjukfrånvaro och personalomsättning. Nu tillkommer även nya områden som rör tillfälligt anställda och andelen fackligt anslutna. Därtill läggs stor tonvikt på att all information ska vara uppdelad på kön.
Vad innebär väsentlighetsanalysen respektive GAP-analysen under ESRS S1?
Vad innebär väsentlighetsanalysen under ESRS S1?
För att identifiera och bedöma konsekvenser, risker och möjligheter och därefter fastställa vilka områden som ett bolag har betydande hållbarhetspåverkan på ska en väsentlighetsanalys genomföras. I utkastversionen av EU:s standarder var avsnittet om de egna anställda obligatoriskt, lagstiftaren gjorde bedömningen att det var väsentligt för samtliga bolag. Även om justeringar nu har gjorts, och det inte längre finns ett tvingande krav att rapportera på S1, kommer dock de egna anställda att vara ett väsentligt område att rapportera på för de flesta bolag. Då blir det också ett krav att rapportera på anställda över hela verksamheten, även utländska dotterbolag.
Det kommer heller inte räcka att bara peka ut anställda som ett väsentligt område. För bolag som gör det blir det obligatoriskt att upprätta och redovisa policys och rapporteringsmekanismer kopplade till den egna arbetskraften. Bolagen behöver rapportera på de upplysningskrav och datapunkter som finns uppräknade i S1 och som bedöms ha väsentlig påverkan på det enskilda bolaget i fråga. Här ett par exempel:
För globala bolag med tillverkning i länder utanför EU uppdagas ofta utmaningar kopplade till mänskliga rättigheter och barnarbete. Det är därmed troligt att efterlevnad av internationella konventioner, t.ex. FN:s riktlinjer för mänskliga rättigheter, är av högre väsentlighet för ett bolag med verksamhet utomlands än om hela verksamheten är förlagd i Sverige.
För bolag verksamma inom t.ex. gruvindustrin eller byggbranschen är arbetsmiljön mer riskfylld och behovet av att förebygga skador och dödsfall är av högre väsentlighet än för bolag som är verksamma inom exempelvis bank- och försäkring, där risken att utsättas för skador eller dödsfall i direkt anslutning till sin arbetsplats är betydligt lägre.
Vad innebär gapanalysen under ESRS S1?
När företagen identifierat vilka områden som är väsentliga och kartlagt de relevanta datapunkterna, blir nästa steg att jämföra nuläget mot önskat läge utifrån CSRD:s rapporteringskrav. Denna så kallade gapanalys innebär att företaget måste gå igenom befintliga policys, rapporteringssystem och hållbarhetsdata.
Först och främst behövs en övergripande HR-policy som beskriver hur bolaget arbetar med och följer upp olika områden kopplade till relaterade områden (se nedan). Om dessa policys saknas eller är ofullständiga kommer man att behöva uppdatera dessa eller skapa nya policys.
Det är också viktigt att säkerställa tillgång till och kvalitet på relevant personal- och lönedata (se nedan), vilket kan bli utmanande. De företag som har verksamhet i många olika länder eller har en historia av uppköp har ofta ett stort antal personalrelaterade system. Detta försvårar rapporteringen avsevärt, då datan från de olika systemen behöver sammanställas för att kunna jämföras och skapa en helhetsbild. Företag som däremot har centrala HR-, LMS- och lönesystem som täcker hela verksamheten har goda förutsättningar för att extrahera rätt medarbetardata för att rapportera på ESRS S1.
Vad behöver du göra för att komma igång med CSRD?
Ett bra sätt för att komma igång med CSRD är att bygga vidare på befintliga interna strategier, och processer och integrera CSRD-arbetet i dem. Tänk på att involvera HR, hållbarhetschefen, finansfunktionen och även styrelsen, då den sistnämnda är ansvarig för bolagets hållbarhetsrapportering.
Läs mer om CSRD
Hur ska företagen rapportera?
Företagen ska rapportera på de upplysningskrav och datapunkter som är obligatoriska samt de upplysningskrav som bedöms ha väsentlig påverkan och vara relevanta för det enskilda bolaget i fråga, vilket omfattar följande områden:
- Uppgifter om företagets anställda i syfte att skapa insyn i företagets anställningsstrategi
- Uppgifter om medarbetare i den egna arbetskraften som inte är anställda i syfte att skapa insyn i företagets anställningsstrategi
- Kollektivavtalstäckning och social dialog i syfte att skapa förståelse för i vilken utsträckning företagets anställda omfattas av kollektivavtal och social dialog
- Mångfaldsindikatorer i syfte att skapa en förståelse för könsfördelning på företagsledningsnivå och åldersfördelning bland anställda
- Tillräckliga löner i syfte att ge förståelse för om alla anställda på företaget får tillräcklig lön i nivå med gängse referenslöner eller inte
- Socialt skydd i syfte att skapa förståelse för om företagets anställda omfattas av socialt skydd mot inkomstbortfall vid sjukdom, arbetslöshet, arbetsskador, föräldraledighet och pension
- Personer med funktionsvariationer i syfte att skapa en förståelse för i vilken utsträckning det finns personer med funktionsnedsättning bland företagets anställda
- Mått för utbildning och kompetensutveckling i syfte att skapa förståelse för vilken utbildning och kompetensutveckling de anställda erbjuds för att främja fortsatt anställningsbarhet
- Mått för arbetsmiljö av anställda och icke-anställda i syfte att skapa förståelse för hur många som omfattas av arbetsmiljösystemet som inrättats för att förebygga arbetsrelaterade skador, liksom för hur väl det systemet fungerar
- Mått för balans mellan arbete och fritid i syfte att skapa förståelse för de anställdas rätt till ledighet av familjeskäl och hur de faktiskt utnyttjar denna rätt på ett jämställt sätt
- Ersättningsindikatorer (löneskillnader och total ersättning) i syfte att skapa förståelse för hur stora löneskillnaderna mellan kvinnliga och manliga anställda på företaget är samt skapa insyn i hur stor ojämlikheten är vad gäller ersättning och i huruvida det finns stora löneskillnader inom företaget
- Incidenter, anmälningar och allvarliga konsekvenser relaterade till mänskliga rättigheter i syfte att skapa en förståelse för i vilken utsträckning arbetsrelaterade incidenter och allvarliga människorättsfrågor påverkar den egna arbetskraften
Information om företagets policys
Företagen ska rapportera en sammanfattad information om företagets policys för hur man ska hantera väsentliga konsekvenser, risker och möjligheter relaterade till den egna arbetskraften. Här ingår följande områden:
Förebyggande av människohandel, tvångsarbete och barnarbete
Förebyggande av arbetsplatsolyckor eller ett ledningssystem
Motverkande av diskriminering och trakasserier
Inkludering och Mångfald och främjandet av lika möjligheter för alla
Sammanfattning
Transparenskraven i känsliga frågor såsom lönesättning och jämställdhet, lär påskynda en positiv förändring hos bolag som vill göra korrigeringar innan informationen blir offentlig.
Företag kommer behöva anpassa sina system för personalhantering, säkerställa tillgång till data samt effektivisera sina rapporteringsprocesser och arbetssätt. Därför är det bra att ta fram en färdplan för hur just ert bolag påverkas av CSRD:s krav och redan nu börja med väsentlighets- och gapanalyserna.
Ett ökat fokus på hållbar arbetskraft leder till att företag upplever ökad tillfredsställelse bland medarbetare, förbättrat anseende hos kunder, investerare och inte minst de talanger som kommer ta dessa aspekter i beaktning i sina val av arbetsgivare.
För ledningen och styrelsen ger krav på standardisering kring rapportering av nyckeltal som rör anställda en möjlighet till benchmarking och jämförelse av best-practice på sätt som tidigare saknats.
