Case - process för att hantera inbetalningar

Bakgrund

  • Klienten hanterar stora mängder betalningar dagligen, vissa av dessa betalningar betalas in utan korrekt angivna OCR-nummer och kan därför inte bokas automatiskt. En sammanställning av dessa betalningar skickas via e-mail för varje bankgrokonto till klientens servicecenter där handläggare går igenom inbetalningarna och identifierar vad de avser och bokar betalningarna i SAP.
  • Kontrollerna som görs inkluderar att tolka meddelandetexten och verifiera att tolkningen är ok genom att slå referensnumret (till exempel ett personnummer eller kundnummer) i ett kundinformationssystem, SAP eller produktionssystem för att validera att antagandet är korrekt och att betalningen går att boka in.
  • Arbetet är tidsödande, repetitivt och kräver stor noggrannhet. 
     

Design

  • PwC inledde arbetet genom att dokumentera exakt hur ett ärende tolkades, verifierades och bokades i SAP och utvecklade sedan tillsammans med kunden ett antal regler för hur olika typer av identifikatorer kunde identifieras och kontrolleras, till exempel vad som kännetecknar ett personnummer eller avtalsnummer.
  • Sammantaget identifierades fem olika typer av identifikatorer som robotprocessen kunde hantera, personnummer, betalarnummer, OCR-nummer, kundnummer och avtalsnummer och lämpliga verifieringskontroller för de olika typerna designades.
  • Arbetsflödet för att hantera hela flödet från upphämtning av e-mailet med listorna, tolkning, verifiering, bokning och dokumentation dokumenterades och kravställdes sedan.
     

Utveckling och test

  • Klienten hanterar stora mängder betalningar dagligen, vissa av dessa betalningar betalas in utan korrekt angivna OCR-nummer och kan därför inte bokas automatiskt. En sammanställning av dessa betalningar skickas via e-mail för varje bankgirokonto till klientens servicecenter där handläggare går igenom inbetalningarna och identifierar vad de avser och bokar betalningarna i SAP.
  • Designen lämnades över till utvecklingsenheten där PwC understödde arbetet (mot verksamheten) genom att hantera ändringsförslag, förklara designval, ta fram testdata och validera utfall och funktion av olika komponenter.
  • PwC ansvarade för att ta fram ett komplett testbatteri för att validera att den utvecklade processen mötte alla de funktionella krav som verksamheten ställt upp avseende funktion och felhantering.
  • Utvecklingen förankrades gentemot ett flertal olika IT-förvaltningsobjekt som roboten interagerade gentemot för att säkerställa deras önskemål och lasttester med mera.

Effekter

  • Schemaläggning säkerställer att rutinen alltid utförs på utsatt tid, oaktat frånvaro, beläggningssituation, arbetsbelastning etc.
  • Möjliggör en systematisk kontroll som identifierar och utvärderar alla ärenden enligt uppsatta regler.
  • Minimerar risken för felbokningar genom att roboten kontrollerar checksummor och aldrig skriver fel.
  • Motsvarar en tidsvinst om cirka 80 procent av den manuella handläggningstiden.
  • Ökad kundnöjdhet då färre kunder får påminnelser på grund av felaktigt bokade inbetalningar.

Referenser och utvalda automationsuppdrag  

  • Privat sektor
    PwC har stöttat i att utvärdera processkandidater, definiera arkitekturen för robot-lösningen, designat pilotprocesser och implementerat dessa och kvalificerat dessa för produktion. Exempel på processer som automatiserats är kontering av fakturor, påminnelse om attestering av fakturor och automation av intern ärendehantering.

    PwC har även stöttat i att definiera strategi, etablera förmåga, kravställa och genomföra implementationssprintar, ta hem effekter och samordna arbetet mellan CoE, IT och ekonomi. Totalt cirka 40 processer inom legalt bokslut, myndighetsrapportering, servicecenter etc.

  • Offentlig sektor
    Statlig verksamhet: Identifikation och utvärdering av kandidatprocess inklusive framtagning av beslutsunderlag och plan för fortsatt utrullning. Aktuell startprocess var registrering av reseräkningar. Flertalet kommuner: Intern kontroll av utbetalningar inom socialtjänsten, bl.a. externa registerslagningar, rimlighetsbedömningar av belopp. Avgiftshantering inom äldreomsorgen och handläggning av försörjningsstöd samt genomlysning av lönehantering inför automatisering.

  • PwC
    Vi äter vår egen medicin: Etablering av ett internt Center of Excellence. Digitalisering av kärnprocesser inom redovisningsverksamheten och stödjande processer inom revisionsverksamheten, datamigrering, master datahantering med mera.

 

Kontakta oss

Ola Johnsson

Rådgivare, PwC Sverige

Tel 0729-97 27 92

Jon Arwidson

Partner, Branschansvarig hälso- och sjukvård, PwC Sverige

Tel 0709-29 31 02

Följ oss i sociala medier