Vägen till en effektiv och digital bokslutsprocess

I denna artikel delar vi med oss av både erfarenheter och praktiska råd kring hur bokslutsprocessen kan bli mer effektiv och digital, samtidigt som kvaliteten på bokslutet kan förbättras.

Vi diskuterar vilka förbättringsområden som ofta identifieras och hur ekonomifunktionen kan frigöra tid från transaktionella manuella arbetsmoment till att lägga det på andra värdeskapande aktiviteter såsom analys och rådgivning mot verksamheten. Vi belyser vad som kännetecknar ett effektivt bokslut och hur bolagen kan öka kvaliteten och minska arbetsbelastningen.

Den framtida ekonomifunktionen förväntas inte enbart axla en ledande roll i organisationens framtida utveckling utan också kunna anta fler roller och tillföra strategiskt värde till verksamheten. För detta krävs effektivare bokslutsprocesser, smartare arbetssätt för att undvika arbetstoppar och eliminera flaskhalsar samt optimering genom digitalisering och automatisering. Genom dessa initiativ kan företaget optimera bokslutet, ge utrymme för noggrann analys och stärka den finansiella rapporteringens trovärdighet, vilket placerar ekonomifunktionen i en strategiskt viktig position och möjliggör hantering av ett större antal roller.

Anna Lindén
Partner Financial Reporting, PwC Sverige
E-post
0725-84 94 19

Cecilia Sjögren
Specialist finansiell rapportering, PwC Sverige
0768-51 41 77

Ekonomifunktionens roll i dag

Dagens ekonomifunktion har gått från en traditionell roll som ”Ekonom och redovisare” till att bära flera hattar och överta fler, eller kanske större ansvarsområden, allt utifrån bolagets tillväxtresa, strategier, mål och utmaningar. Några av de väsentliga roller som vi ser som nyckeln till att säkerställa ekonomisk hållbarhet för företaget inkluderar rollen som Business Partner som länkar ekonomiavdelningen med andra funktioner och ger strategiskt stöd, Performance Driver, som utvärderar och förbättrar ekonomisk prestation, Pragmatiska Strateg utvecklar ekonomiska strategier, ansvarig för Regelefterlevnad och Intern Kontroll för att följa lagar och regler, Pålitliga Rådgivare som analyserar och kommunicerar finansiell information, Talent Managers som attraherar och utvecklar kompetens, samt Förändringsledare som driver innovation och är öppen för förbättringar med ny teknik och nya arbetsmetoder.

Förflyttningen framåt

För att effektivt möta de ökande kraven inom ekonomifunktionen är det avgörande att sträva efter att arbeta smartare. Detta innebär att utveckla processer för att minimera tiden som läggs på rutinmässiga sysslor, samt att skapa utrymme och fokus för att kunna ägna mer tid åt strategiska och värdeskapande aktiviteter. Detta har en direkt positiv inverkan på bokslutsprocessen och öppnar möjligheter att stötta organisationen med analys och insikter.

Förflyttning kan vara genom automatisering och RPA (Robotiserad ProcessAutomatisering) som effektiviserar arbetsflöden, minskar repetitiva uppgifter och reducerar felmarginaler. Automatiseringens inbyggda kontroller kan även identifiera avvikelser tidigt vilket minskar behovet av senare korrigeringar.

Förflyttning kan också ske genom att använda sig av shared service centers eller genom att outsourca vissa funktioner så att ekonomiavdelningen kan fokusera mer på kärnverksamheten och strategiska uppgifter. Migrering till molnbaserade lösningar kan också erbjuda skalbarhet och flexibilitet, vilket är avgörande för att kunna anpassa sig till föränderliga affärsmiljöer. Ett analysverktyg, Business Intelligence System, förstärker managementrapportering genom interaktiva dashboards och visualiseringar, vilket ger möjlighet till bättre analys, modellering av scenarier och snabbare beslutsfattande.

Ovan är bara några områden som kan stötta ekonomifunktionen att fortsätta resan att utvecklas från en traditionell rapporteringsenhet till en mer proaktiv och värdeskapande partner inom företaget. Det skapar också en dynamisk och framåtblickande arbetsmiljö som kan locka och behålla nya talanger.

Vad kännetecknar ett effektivt bokslut?

För att utveckla en stark ekonomifunktion med en effektiv bokslutsprocess krävs fokus på tre kärnområden: förberedelse, standardisering och kontinuerlig förbättring.

Förberedelse

Ha ett tydligt bokslutsschema
Ett tydligt bokslutsschema som kommuniceras till hela ekonomiteamet och andra involverade parter utgör en väsentlig faktor för en väl fungerande bokslutsprocess. Att ha klart definierade roller och ansvar minskar stress och oklarheter under de intensiva dagarna i bokslutsperioden. Dessutom bidrar kontinuerlig utvärdering och justering av schemat, baserat på behov, förändrade rapporteringskrav och redovisningsregler, till att det blir ett starkt styrdokument för involverade resurser i bokslutet och ger en indikation på hur organisationen presterar.
Gör avsättningar och reserveringar i god tid
Bolag som tidigt identifierar och genomför nödvändiga reserveringar och avsättningar under rapporteringsperioden undviker fördröjningar. Att kunna uppskatta estimat tidigt, där det går att förutse, innebär att de sista dagarna i bokslutet istället kan ägnas åt att göra slutlig granskning och nödvändiga justeringar.
Definiera och kommunicera materialitetsnivåer
Väldefinierade materialitetsnivåer och tydliga instruktioner för deras tillämpning minskar risken för oväsentliga, sena justeringar som negativt påverkar på bokslutsarbetet och kan generera ytterligare arbetsuppgifter. Genom att etablera ett specifikt materialitetsbelopp så undviks utmanande diskussioner och osäkerhet. Detta kan till och med främja ett mer proaktivt tänk ute i organisationen, eftersom sista minuten justeringar inte längre ses som en självklar lösning.

Standardiserad process

Standardisera er bokslutsprocess för månad och kvartal
En standardiserad process bidrar till rutin och igenkänning av bokslutsaktiviteterna samt hantering av transaktioner och balanser. Detta kan även leda till en minskad arbetsbörda under bokslutsperioden, eftersom tidsintervallet mellan aktiviteterna och därmed antalet transaktioner minskar. Dessutom resulterar det i att medlemmarna i ekonomiteamet utvecklar högre färdigheter relaterade till processen och dess interna kontroller, vilket gör att de kan identifiera och agera på avvikelser tidigare.
Säkerställ en strukturerad process för interna mellanhavande
Det är viktigt att ha en formaliserad och strukturerad process för hantering av interna mellanhavanden. Finns information tillgänglig kring hur internfakturering ska ske, hantering av mellanhavande ska lösas och en preliminär matchning av fordran/skuld, ger det i många fall en stor besparing i tid och diskussioner under bokslutetsprocessen. Dessutom uppnår de bolag som effektivt använder systemstöd i sina ekonomisystem eller koncernrapporteringssystem stora fördelar och minimerar risken för manuella fel och misstag.
Definiera ett standardiserat rapportpaket
En standardiserad rapportmall, med möjligheter för specifika fördjupningar vid behov, garanterar att rapportinnehållet är konsekvent från period till period. Det underlättar jämförelser och analys och minskar tiden för att skapa för ad-hoc genererade rapporter. Dessutom möjliggör digitala dashboards att ekonomifunktionen, andra relevanta funktioner och ledningen att självständigt utforska specifika områden, vilket bidrar till en mer interaktiv och användarvänlig möjlighet till insikt.

Kontinuerlig förbättring

Säkerställ process för kontinuerlig förbättring
Genom att etablera en process för kontinuerlig förbättring av bokslutsarbetet och genom att ta lärdom av tidigare erfarenheter, uppmuntras teamet att identifiera och föreslå förbättringar och effektiviseringar. På så sätt höjs prestationen. Det kan ske genom att utmaningar dokumenteras, problem och orsak konkretiseras samt att tidsåtgång som följs upp. Uppföljning kan också ske genom kvantitativa och kvalitativa nyckeltal exempelvis antal sent registrerade bokföringsordrar, oattesterade fakturor, differenser i interna mellanhavande, samt analys- och uppföljningsbehov inom bolaget för att säkerställa att gradvis förbättring genomförs.
Minska komplexiteten och öka graden av automatisering
Ett kännetecken för en effektiv bokslutsprocess är förmågan att identifiera och reducera onödig komplexitet, vilket bidrar till en tydligare överblick. Genom att analysera och förenkla bokslutsprocessen och undersöka möjligheten till att automatisera rutinmässiga uppgifter innan bokslutsarbetet påbörjas, kan effektiviteten under bokslutsdagarna öka markant. Detta kan exempelvis vara automatisering och digitalisering inom fakturaprocessen med övergång mot e-fakturor, attest och kontering via mobilappar och konteringsförslag. Under själva bokslutsprocessen kan digitalisering med systemstöd hantera avstämning där fokus istället går till att följa upp och hantera eventuella avvikelser i avstämningen. Dessutom kan automatisering vid rapportering till gruppnivå minska en tidskrävande och manuell handpåläggning samt risk för fel.
Balansera arbetsbelastningen och minska personberoendet
Genom delad kunskap och ansvar inom teamet samt dokumenterade rutiner och aktiviteter, minskar risken för att bokslutsprocessen är alltför personberoende samtidigt som kontinuitet säkerställs vid oförutsedd frånvaro. En tydlig matris med roller och ansvar, till exempel en HUKI-matris, som listar Huvudansvarig, Utförare, Kontrollerande, Informerande, hjälper att skapa ge en god överblick av aktiviteter och indikerar när och mellan vilka personer en förflyttning av aktivitet bör ske. En genomtänkt plan för kompetensförsörjning säkerställer att teamet kontinuerligt utvecklas och är väl förberett för att hantera sina uppgifter idag och framåt.
Gå mot helhetsperspektiv som inkluderar hela organisationen
En effektiv bokslutsprocess byggs inte enbart av ekonomifunktionen, utan kräver samarbete över hela organisationen. Finns ett helhetsgrepp och där allas ansvar i processen granskas, inklusive de avdelningar som inte är direkt kopplade till ekonomifunktionen såsom exempelvis personal inom försäljning, inköp och lager mm, kan man arbeta tillsammans mot samma mål. Detta bidrar till att tydliggöra krav och förväntningar, öka samverkan och därigenom göra processen mer effektiv och bättre rustad för att möta såväl interna som externa krav. Regelbundna avstämningsmöten och kommunikation med alla intressenter inom ekonomiavdelningen och motparter är viktiga för att säkerställa att alla är på samma sida och att eventuella problem kan identifieras, lyftas, diskuteras och åtgärdas i tid.

Genom att granska de nämnda fokusområden ser vi att ekonomifunktionen kan fortsätta att utvecklas för att leverera noggranna, punktliga och standardiserade finansiella rapporter. Det stärker förtroendet hos intressenter och underlättar arbetet under varje bokslutsperiod.

Vanliga förbättringsområden

Ovan listade vi tre fokusområden för att driva på en smartare och effektiv bokslutsprocess. Men vilka är då de främsta utmaningar som organisationen möter i bokslutsprocessen?

Nedan är några av de vanligare förbättringsområdena vi ser:

1. Roller och ansvar är otydliga
Utmaningen kan ligga i att alla medlemmar i ekonomiteamet inte fullt ut förstår och accepterar sina roller och ansvarsområden. Detta leder ofta till överlappning, överbelastning, kunskapsluckor och oklarheter i ansvarsfördelning, vilket kan försämra effektiviteten i arbetsprocesserna och öka risken för fel.

2. Dokumentation och rutiner behöver förbättras
Avsaknaden av eller brister i dokumentation och rutiner är ofta ett förbättringsområde för att skapa en effektivare bokslutsprocess. Att etablera och underhålla dokumentation och rutiner är en kontinuerlig process som kräver regelbunden översyn och uppdatering och avsatt tid. Utbildning och kommunikation av dessa rutiner är avgörande för att säkerställa att alla förstår och följer dem konsekvent, vilket kan vara utmanande i en dynamisk arbetsmiljö. Avsaknad eller brister i uppdatering av ekonomihandboken och instruktioner kan resultera i individuella tolkningar och arbetsmetoder.

3. Rapportering är komplex och tar tid
En identifierad utmaning är svårigheten att utveckla och implementera standardiserade rapportmallar och processer som minimerar manuella fel och effektiviserar rapporteringsprocessen. Ett exempel är manuell rapportering till gruppnivå i stället för automatisk uppladdning. Ytterligare en utmaning är stora eller komplexa rapportpaket med nyckeltal och rapporter som presenteras i ett format som erbjuder för stort tolkningsutrymme. Det kan även finnas avsaknaden av metod (brygga) för att spåra finansiella data från de lokala böckerna till det som rapporterats in i konsolideringssystemet. Det visar på att det krävs en noggrann balans mellan att upprätthålla tillräcklig detaljnivå och att effektivisera processen och samtidigt säkerställa att rapporteringen är tidseffektiv och korrekt.

4. Datakvaliten upplevs opålitligt
Indatan till bokslutsprocessen är beroende av transaktioner inom flera tidigare steg i processen såsom inköp, försäljning, lagerhantering m.m. När kvaliteten på och ägarskapet av denna data är låg blir det utmanande för ekonomifunktionen att säkerställa komplett och korrekt finansiell rapportering under bokslutsarbetet. Bristande policyer och riktlinjer samt brist på interna kontroller försvårar verifiering av datans integritet.

5. Låg grad av system och automatisering
Det är en utmaning att ständigt hålla sig uppdaterad om nya teknologiska lösningar och samtidigt säkerställa att systemen är säkra och effektiva och ha en god kostnadsbild. Brist på systemstöd och automatisering inom ekonomiavdelningen kan leda till ökade manuella fel och ineffektiviteter, ökad risk för felaktigheter och misstag. Genom att ekonomiavdelningen blir ett prioriterat område för investeringar i systemstöd, uppgraderingar, integrationer och automatisering, kan det proaktivt stärka dess effektivitet och bidra till en mer robust och framåtblickande verksamhet.

6. Omogen process för interna mellanhavanden
Hantering av interna transaktioner och avstämningar mellan olika enheter inom koncernen är en komplex process som kräver tydliga rutiner och god kommunikation. Vanliga problem inkluderar felaktig registrering av fakturor och avsaknad av en preliminär avstämning av interna mellanhavande som bör åtgärdas under periodens sista dagar. Dessutom kan processen för att hantera differenser vara otydlig, det kan saknas ett fastställt materialitetsbelopp för differenser och brytdatum för internfakturering kan vara för sent.

7. Inget definierat materialitetbelopp
Avsaknad på en definierad och tydlig gräns för vad som anses vara väsentligt i den finansiella rapporteringen, både vad det gäller belopp och tid, gör det svårt och utmanande att avgöra vilken information som är väsentlig nog att rapportera och när det är aktuellt att hantera sena bokningar och justeringar. Utan en tydligt fastställd och kommunicerad materialitetsbelopp finns en ökad risk för många sena justeringar, vilka kan medföra tidskrävande konsekvenser för andra processer såsom avstämning av balanskonton, allokering, rapportering och konsolidering.

8. Okunskap kring vad som rapporteras till konsolidering
Koncernkonsolideringsgruppen består ofta av ett mindre team som under en begränsad tid tar emot och hanterar mycket material vilket kräver hög kvalitet samt standardiserad och strukturerad information. En utmaning är att säkerställa ägarskapet av siffrorna mellan de rapporterande enheterna och koncernkonsolideringsgruppen. För att underlätta kan en “brygga” användas för att mappa och verifiera siffrorna från lokala enheterna till koncernnivå. Det är ibland svårt att säkerställa att siffrorna och eventuella justeringsposter, både på grupp och lokal nivå, blir korrekt identifierade och förklarade.

Summering och nästa steg

Sammanfattningsvis belyser vår artikel hur effektivisering och digitalisering av bokslutsprocessen inte bara förbättrar kvaliteten på bokslutet, utan också bidrar till en mer strategisk och proaktiv ekonomifunktion som är bättre rustad att hantera allt fler roller. Genom att tillämpa de principer som kännetecknar ett effektivt bokslut och adressera vanliga förbättringsområden enligt ovan, kan ekonomifunktionen införa ett smartare arbetssätt och öka graden av automatisering och digitalisering. Detta frigör mer tid för analys och rådgivning, vilket möjliggör att ekonomifunktionen ökar sitt värde och stärka sin roll i verksamheten. Resultatet blir även en dynamisk och tilltalande arbetsmiljö och som lockar till sig och behåller kvalificerad personal.

Hur PwC kan hjälpa till

Vill ni veta mer och vill diskutera bokslutsprocessen är ni välkomna att kontakta oss på PwC!