Women on the Board navigerar mot den sociala och digitala styrelsen

2018-12-02

Heidi Wold, Scandic Hotels

Heidi Wold, kommunikationschef på Scandic Hotels.

Behöver styrelsen ett dedikerat verktyg till sin kommunikation och dokumenthantering och varför bör de engagera sig i plattformar som Google, Facebook och Linkedin?
 

Women on the Board är PwC:s nätverk för kvinnor i styrelser. Ambitionen med nätverksträffarna är att ge kunskap och inspiration som deltagarna har nytta av i sitt styrelsearbete. Under en novemberkväll i Stockholm delade fyra föreläsare och ett femtiotal deltagare med sig av sina erfarenheter kring hur man förhåller sig till digitala hjälpmedel och sociala kanaler i sitt styrelsearbete.

3 fördelar med digitala styrelseverktyg

  • Enkel och säker dokumenthantering. Samla alla dokument på ett ställe och du vet alltid vilken version som är den senaste. Du kan skriva kommentarer digitalt och få en direkt uppdatering, online och offline.
  • Bättre kommunikation. Ett verktyg kan hjälpa styrelseledamöter att kommunicera mellan möten. Funktioner som sms-utskick och gemensamma kalendrar förenklar kommunikationen. 
  • Automatisering effektiviserar. Automatiska funktioner är effektiva och tidsbesparande för till exempel styrelsesekreteraren.
Agneta Franksson

Agneta Franksson.

Suzanne Sandler

Suzanne Sandler.

Agneta Franksson och Suzanne Sandler, båda med gedigen erfarenhet kring digitalisering av styrelsearbete, inleder kvällen med att resonera kring hur styrelsen kan arbeta med digitala hjälpmedel. När Suzanne och Agneta inleder med att fråga deltagarna hur många som i dag arbetar med digitala styrelseverktyg räcker ungefär hälften upp handen. Det finns även många i publiken som inte arbetar med något digitalt verktyg idag men som skulle vilja göra det.
 

Vad är fördelarna med digitala styrelseverktyg?

Det finns en uppsjö av verktyg som passar olika typer av verksamheter, till exempel bostadsrättsföreningar, stora bolag eller mindre företag. En deltagare menar att det breda utbudet, trots att det skapar sund konkurrens och driver på utvecklingen, kan vara problematiskt för de som sitter i flera styrelser. Det blir för många system att lära sig.

Fördelarna överväger dock nackdelarna, menar Suzanne Sandler. Att kunna samla alla dokument och säkerställa att man har den senaste versionen är värt mycket vad gäller säkerhet och effektivitet. Som ny i styrelsen är ett digitalt verktyg ett stort stöd eftersom man har all information på ett ställe och lätt kan gå igenom historiken. En annan aspekt är möjligheten till kommunikation mellan styrelsemöten, till exempel genom sms-utskick och kalenderpåminnelser.

Steg tas även för att automatisera arbetet. Det finns system där du kan skapa en agenda som per automatik flyttar över dagordningen till protokollet och alla rätta dokument kopplas till respektive punkt. Själva styrelsemötena blir också effektivare eftersom man har tillgång till allt på ett ställe och kan skriva protokoll och komma överens om beslutsformuleringar på sittande möte.
 

Hinder för ett digitalt styrelsearbete och hur kan vi överkomma dem

Tillit till tekniken är ofta ett hinder för att våga ta steget mot ett digitalt styrelseverktyg. Många styrelseledamöter i bolag frågar sig: "Är det säkert?" och "Fungerar det verkligen?". Oron som kommer med att införa nya processer och arbetsrutiner kan också förhala styrelsens utveckling, kommer deltagarna fram till under en gruppdiskussion.

Hur ska man då agera för att lyckas införa ett digitalt styrelseverktyg? En deltagare resonerar att man tydligt behöver förklara hur verktyget kan förbättra arbetet och att motsättningar ofta handlar om okunskap. Agneta Franksson håller med om att tekniken i sig alltid är ganska enkel att införa. Det svåra är att börja arbeta annorlunda. Ett förändring i sättet att arbeta är oftast det största hindret vid införande av digitala verktyg.

Karin Bäcklund och Heidi Wold

Karin Bäcklund och Heidi Wold.

Breddar blicken mot det digitala kommunikationslandskapet

Heidi Wold och Karin Bäcklund tar nu över scenen för att prata om varför sociala medier bör finnas på dagordningen i styrelserummen. Runt 2014 kom det en undersökning av StyrelseAkademien som visade på bristen på digital kunskap i styrelserummen.

Är digitala och sociala medier enbart en operativ fråga? Heidi Wold berättar att sociala medier påverkar affären i långt större grad än så. De menar att sociala medier driver och utvecklar beteenden som i sin tur flyttar ut i den fysiska världen. Det är därför det är så viktigt att företag har insyn i sin digitala närvaro.

Förtroende driver försäljning

Vi vet att förtroende driver försäljning. Vad hittar man på Google när man söker på företaget? Hur ser webbsidan ut och vad sägs på sociala medier? Det är viktigt att styrelsen har koll på det landskap företaget verkar i för att kunna ställa rätt frågor till företagsledningen, menar Karin Bäcklund.

Många företag har ännu inte förstått vad som krävs för att driva sociala kanaler. Som erfaren kommunikatör vill Heidi Wold gärna skicka med en sak till företagsledningar och styrelser; att börja investera resurser i er närvaro i dessa kanaler då det är där era kunder befinner sig.

Digital kompetens är avgörande vid krishantering

När företaget hamnar i en kris kan det få en enorm påverkan på varumärket. På grund av hur information sprids och lagras varken glöms eller förlåts några misstag online. När en kris inträffar dras alla misstag upp till ytan, om och om igen. Det är inte lätthanterat och kräver kompetens och resurser. Att ha investerat i sin digitala närvaro lönar sig den dagen företaget hamnar i kris.

Vid kvällens slut har deltagarna bytt erfarenheter med varandra och lyssnat på fyra kompetenta och inspirerande kvinnor. Vi lämnar rummet med mer kunskap kring hur vi kan använda tekniken till vår fördel som styrelseledamöter, både för att bli effektivare men även för att få bättre underlag för att fatta de beslut som ska styra verksamheten i rätt riktning.
 

Suzanne Sandler arbetar i valberedningar och som rådgivare i olika styrelser och verksamheter. Hon kommer senast från StyrelseAkademien där hon arbetat som vid och bland mycket annat var drivande i utvecklingen av digitala styrelseverktyg.

Agneta Franksson har under de senaste 15 åren varit verksam både som styrelseordförande, styrelseledamot, vd och försäljningschef i olika bolag. Hon var senast försäljningsdirektör på Tieto och verkade för digitalisering och tekniska plattformar inom hälso- och sjukvården.

Karin Bäcklund är digital strateg och PR-konsult i det egna företaget Not just Cake, tidigare på kommunikationsbyrån Springtime. Hon har dessutom skrivit boken "Executive Summary – sociala medier för styrelser” tillsammans med Heidi Wold.

Heidi Wold har arbetat som konsult och digital expert sedan 2008, bland annat hos JKL Group. Nu arbetar hon som kommunikationschef på Scandic Hotels. Heidi är en uppskattad föreläsare och har föreläst i digital- och kriskommunikation.
 

5 digitala tips att använda sig av i styrelsearbetet

  • Få koll på nuläget - Hur ser företagets digitala närvaro ut?
  • Gör datadrivna kontroller - Gör små kontroller och titta på vad kunderna ger för feedback på till exempel jämförelsesiter.
  • Trendspana själv - Vad händer och vad är viktigt för era kunder?
  • Nätverka mer - Ta kontakt med andra och lär dig nya saker!
  • Förkovra dig - Sajter som YouTube är fyllda av kunskap du kan ta till dig snabbt och enkelt. Ta dig tid!
     

Kontakta oss

Gabriella Hermansson

Partner

Tel 0709-29 36 25

Följ oss i sociala medier