Så lyckas du med förändringsledning

Något som brukar saknas i ett förändringsprojekt är själva förändringsledningen som ska se till att projektets resultat börjar användas. Utan förändringsledning, eller change management, kan projektet bli jättedyrt och i värsta fall är både tid och pengar bortkastade.

Vad är förändringsledning?

Förändringsledning är ett strukturerat sätt att vägleda individer, grupper och organisationer från sin nuvarande situation till ett önskat framtida läge. Genom att få organisationen att förstå varför förändring är nödvändig kan man åstadkomma beteendeförändringar som leder till att uppnådda förändringar blir bestående.

Om projektledningen i ett projekt fokuserar på att exempelvis ta fram ett nytt säljverktyg, arbetar man parallellt med förändringsledning för att användarna ska kunna och vilja använda verktyget.

Varför är det viktigt?

Utan förändringsledning blir effektmålen i projektet sällan nådda inom en rimlig tid. När jag granskar projekt, ser jag ofta att projektledningen underskattar behovet av förändringsledning. På sin höjd genomför man någon typ av utbildning mot slutet av projektet. Projektet levererar resultatet och organisationen får därefter försöka förstå och ta hand om själva införandet i verksamheten.

Detta innebär att transformationsperioden tar betydlig längre tid, och investeringskalkylen (business caset) kanske inte nås som det ursprungligen var tänkt. Hela projektets effektmål kan med andra ord gå om intet.

Hur lyckas man med en förändringsresa?

Det finns olika metoder för att arbeta strukturerat med förändringsledningen. En metod som jag brukar rekommendera är ADKAR, framtagen av Prosci. Bokstäverna i ADKAR står för:

Awareness – individen måste få svar på VARFÖR förändringen skall ske, och på vilket sätt hen kommer påverkas av förändringen, samt vilka risker som verksamheten kan få om inte förändringen sker.
Desire – syftar till att individen inte bara förstår utan även vill delta i förändringen.
Knowledge – utbildning och kunskap om förändringen.
Ability – att individen kan omsätta kunskapen i praktiken.
Reinforcement – det sista steget som handlar om att införa åtgärder så att förändringen inte återgår till det ursprungliga tillståndet efter ett tag, vilket annars är vanligt.

Enligt metoden är det viktigt att varje enskild individ går igenom stegen i ordningen ovan.

Förutom dessa steg i förändringsresan på individnivå så är en aktiv sponsor en viktig spelare. En sponsor som kommunicerar med organisationen och tar den viktiga dialogen med individerna och svarar på ”varför”-frågor. Det räcker inte att bara kommunicera detta en gång. Ett viktigt budskap måste upprepas som tumregel fem till sju gånger, vilket väldigt sällan görs.

Vanliga misstag inom förändringsledning

Mätning av förändringsmotståndet görs inte och en plan för att hantera motstånd finns inte.
Sponsorn är osynlig, eller inte på rätt nivå. Det måste vara någon som organisationen har förtroende för.
Förändringsledningen börjar för sent.

Vill du ha fler tips? Kontakta gärna oss på PwC så berättar vi mer.

Kontakta oss

Petter Elfström

Senior manager, PwC Sverige

Tel 0723-94 38 48

Följ oss i sociala medier