Årsmöten och formalia inom ideell sektor i kristider
2020-04-17
Covid-19-krisen påverkar just nu alla delar i vårt samhälle. Vi märker att många gränser förflyttas; regelverk, synsätt och sanningar förändras nu i expressfart. Ett exempel är att digitala möten som tidigare ansetts vara exkluderande för äldre, som ibland har svårare att ta till sig teknik, nu i stället anses vara inkluderande, då det möjliggör att även riskgrupper kan delta i föreningsdemokratin.
Det finns ett antal viktiga faktorer som ideella föreningar, ekonomiska föreningar, trossamfund och stiftelser bör tänka på när det gäller årsmöten i en tid då Folkhälsomyndigheten uppmanar till social distans och att undvika fysiska möten. Här kan du läsa en del om några av de vanligaste frågorna.
1. Vad händer om man inte följer stadgarna i en ideell förening beträffande årsmötets form och tidpunkt?
Ta reda på vad stadgan säger om när årsmöten ska genomföras. Att flytta mötet till en senare tidpunkt är i många fall möjligt. Om det innebär att stadgan överträds är det viktigt att styrelsen tydlig dokumenterar beslutet att skjuta årsmötet och beskriver motiv och överväganden. Det finns ingen lag som ställer krav på när årsmöten eller motsvarande ska hållas. Styrelsen har dock ett sysslomannaansvar och har att svara inför medlemmarna för sina beslut.
De ideella föreningar som enligt bokföringslagen ska avlämna årsredovisning (det vill säga “större föreningar” 50/40/80) ska skicka dessa till Bolagsverket senast 6 månader efter avslutat räkenskapsår.
2. Kan man skriva på årsredovisningen digitalt?
Årsredovisningar kan signeras digitalt. I så fall ska en säkerhetslösning med säkerhetsgrad motsvarande BankId användas. Det finns flera olika program/applikationer som kan användas. Ett krav är dock att ALLA måste signera digitalt, man kan inte blanda. En annan möjlighet är att styrelsen skriver under årsredovisningen på varsitt fysiskt papper som sammanfogas till ett samlat original med flera underskriftssidor. Kom ihåg att det bara får finnas ETT original. Det går inte att träffas vid en senare tidpunkt och skriva på en ny samlad version.
3. Hur kan du säkra föreningsdemokratin vid digitala möten?
Årsmöten kan i allmänhet genomföras digitalt. Det är viktigt att tänka igenom och motivera och därefter genom utbildning, planering och lämpliga IT-stöd skapa möjligheter till ett gott demokratiskt möte. Det pågår mycket lärande just nu inom föreningslivet. Kontakta oss om du vill veta mer.
Frågor och svar kring årsmöten och formalia inom ideell sektor i coronatider
Varsågod, en praktisk FAQ kring vad som gäller vid årsmöten inom ideell sektor i dessa tider när covid-19 tvingar föreningar och organisationer att agera annorlunda. Frågorna är publikfrågor från webinariet "Årsmöten och formalia i ideell sektor i Coronatider".
1. Kan man använda inspelade årsmöten som protokoll?
Nej, det är inte lämpligt.
2. Är det viktigt att protokollföra deltagarna via länk och vilka som deltog fysiskt på årsmöte för ideell förening?
Ja, man bör dokumentera på vilka grunder man anses vara deltagare och det bör framgå om man deltar på distans eller på plats.
3. Många äldre kommer till vårt årsmöte och har utmaningar i att genomföra ett digitalt möte.
Detta kan man lösa genom fokus på utbildning och information i förväg samt särskilt testmöte i förväg. Se även svar på fråga 15 nedan.
4. Måste man utse firmatecknare på nytt om man inte kan hålla stämma/årsmöte (ideell förening)? Eller gäller tidigare beslut?
Har man beslutat om tidsbegränsning till visst datum i firmateckningsrätten så behöver nytt beslut fattas (om beslutet på årsmötet var i stil med “...fram till nästkommande årsmöte” är det däremot inget problem). Beslut fattas normalt av styrelsen och styrelsemöten kan hållas digitalt.
5. Vad gäller för digitala signaturer på till exempel styrelseprotokoll och årsredovisningar?
Enligt aktiebolagslagen och lag om ekonomiska föreningar framgår att för årsredovisningar krävs nivå "avancerad" (EU förordning eIDAS nr 910/2014) där bekräftelse exempelvis sker via Bank-ID eller Telia E-legitimation. Motsvarande tillämpas för de ideella föreningar som har auktoriserad revisor.
Styrelseprotokoll kan "justeras" digitalt så kallad "Click-and-sign" och infogad skannad signatur. Kravet utgör är en lägre grad av "signering" motsvarande nivå "standard" enligt samma förordning.
https://www.elegnamnden.se/eidas/omeidasforordningen.4.4498694515fe27cdbcf240.html
6. Enligt våra stadgar ska årsmötet ska hållas senast 6 månader in i det nya året. Vad händer om vi flyttar fram årsmötet till hösten?
Det finns alltid risk för klander när avsteg görs. Därför är det viktigt att omständigheter och bakgrund dokumenteras och vägval motiveras. Vissa föreningar har motiverat avsteg med att åtgärden görs i en kontext där samhällets behov av att begränsa smittspridning är överordnat dessa stadgade krav. En lämplig hänvisning kan vara till "Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta av covid-19 med mera", gällande under perioden 1 april 2020 till och med 31 december 2020. Dock behöver du överväga konsekvenser och omständigheter för att undvika att grupperingar med olika viljeinriktningar ej drar nytta av detta.
7. Vad händer om en ideell förening inte genomför sitt årsmöte i tid enligt stadgarna?
Det finns alltid risk för klander när avsteg görs. Därför är det viktigt att omständigheter och bakgrund dokumenteras och vägval motiveras. Om föreningen skadas ekonomiskt till följd av avsteget finns risk för skadeståndsanspråk.
Vid Per capsulam (beslut som fattas utan att styrelsemedlemmar är samlade).
8. Lever Per capsulam upp till en rimlig nivå för demokratiskt inflytande vid årsmöten?
Per capsulam är inte lämpligt för annat än ärenden där de som ska fatta beslutet är överens, och där frågan inte är alltför komplex. En förutsättning för per capsulam är att de som ska fatta beslutet är kända och kan ta del av dokumentet. Vid ett årsmötet i en förening skulle det kräva alla medlemmarnas påskrift. Detta gör att per capsulam i praktiken kan användas vid vissa styrelsebeslut, men ytterst sällan för föreningsårsmöten.
9. Det finns en regel om att offentliggöra bokföring 6 månader efter bokföringsårets slut. Gäller denna regel vid ideella föreningar?
Den gäller enligt Årsredovisningslagen för de ideella föreningar som enligt Bokföringslagen måste upprätta årsredovisning (det vill säga stora föreningar som uppfyllt minst två av kriterierna 40 miljoner kr i balansomslutning, 50 anställda eller 80 miljoner kronor i intäkter) ska inlämna sin årsredovisning till bolagsverket. Mindre föreningar som upprättat en årsredovisning enligt Årsredovisningslagen ska hålla den tillgänglig för alla som är intresserade senast från sex månader efter räkenskapsårets utgång.
10. Många ideella föreningar (allmännyttiga) flyttar nu årsmöte i hösten - mer än 6 månader efter bokföringsårets slut. Någon konsekvens/sanktion enligt Årsredovisningslagen?
Det är fortfarande möjligt att avlämna en årsredovisning och revisionsberättelse inom 6 månader även om den inte behandlas på årsmöte. Se dock ovan om att kravet att lämna årsredovisning inom 6 månader bara gäller vissa föreningar
11. Har fått utlåtande att styrelsen, efter stadgarnas sista dag för stämma, förlorar sitt mandat att företräda föreningen, och därmed riskerar personligt ansvar?
Kontrollera föreningens stadga och stämmoprotokoll, det är vanligt att en styrelseledamots mandat gäller till dess att det avslutas genom att man inte väljs om. Om det är så spelar det för just denna fråga ingen roll om sista dag för stämma passerats.
Att förlora mandatet att företräda föreningen innebär att man inte längre får teckna avtal i föreningens namn. Om man gör det, och den man tecknar med är i god tro, skulle det kunna innebära att styrelseledamoten blir ansvarig för det avtalet.
12. Vi är beroende av bidrag från stiftelser - de kan ju ha krav på när årsmöte och handlingar ska vara klara. Hur ska man förhålla sig till det?
Det finns inga regler att förhålla sig till kring detta. Den nuvarande situationen är exceptionell. Ett förslag är att ta en direkt kontakt med finansiärer och undersöka förutsättningar.
13. Finns något exempel på fall som tagits upp i domstol gällande klander av stämmobeslut?
RH 2012:33 En längre tids passivitet har medfört att rätten gått förlorad att klandra beslut fattade på årsmöte i en ideell förening.
14. Hur kan demokratin säkerställas vid digitalt årsmöte i en organisation där inte alla medlemmar är bekväma med tekniken?
Det är viktigt att utbildning ge stöd till de som behöver det. Man kan även använda nya metoder. STF har till exempel förlagt årsmötet över flera dagar, vilket ger mer tid för stöd i användning av digitala verktyg och ger alla ombud mer likvärdiga förutsättningar. Läs mer här: https://www.svenskaturistforeningen.se/medlem/foreningsdemokrati/riksstamma-2020/guide-digital-stamma-2020/
Önskar du ytterligare vägledning är du välkommen att kontakta oss.
Ann-Christine Kankaanranta
+46 (10) 213 26 83
Jens Persson +46 (10) 212 58 74
Johan Sverker +46 (10) 213 39 17
