Bokföring och bokföringsmaterial del 3: Arkivering

Nedan följer den tredje artikeln i vår serie om bokföring och bokföringsmaterial. Artikeln baseras på bestämmelserna i Bokföringslagen (BFL) och den tolkning av lagen som Bokföringsnämnden (BFN) gör i sitt allmänna råd BFNAR 2013:2 Bokföring, med tillhörande vägledning.

I texten nedan lämnas hänvisningar till berörda punkter i det allmänna rådet. En del textavsnitt i det allmänna rådet/vägledningen saknar numrering, och hänvisning görs då till en närliggande punkt.

Hur länge ska räkenskapsinformation sparas

I 7 kap 2§ bokföringslagen anges att räkenskapsmaterial ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

  • Det kan dock vara aktuellt med längre arkiveringstid än så vilket till exempel är fallet gällande arkivering av avtal som sträcker sig längre tid än ett räkenskapsår. I dessa fall räknas arkiveringstiden på sju år från utgången av det sista räkenskapsåret som informationen avser. Arkiveringstiden kan också behöva bli längre på grund av andra lagar och regelverk så som skattelagar och preskriptionstider.
     

Överföring av räkenskapsinformation

I 7 kap. 6 § bokföringslagen framgår att ett företag får förstöra sådant material för bevarande av räkenskapsinformation som avses i 1§ (dokument, mikroskrift eller maskinläsbart medium), om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överförs till något annat sådant material. Om materialet är sådant som avses i 1 § andra stycket (material som företaget tagit emot från annan), får det dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

  • Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form, det vill säga i den form informationen hade när den kom till företaget. Enligt 7 kap. 6 § BFL får dock det ursprungliga materialet förstöras efter tre år (från och med det fjärde året) efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt har överförts till något annat material som informationen sparas på under den återstående arkiveringstiden.
     

Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan – generellt (punkt 7.1)

I 7 kap 1§ bokföringslagen framgår att ”räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget”.

  • Uttrycket ”kom till företaget” innebär inte att räkenskapsinformationen fysiskt måste ha kommit till företaget. Har företaget anlitat någon annan, t ex en redovisningskonsult, ett inskanningsföretag eller en förmedlare av elektroniska fakturor, anses räkenskapsinformationen ha kommit till företaget redan när den togs emot av den som företaget anlitat, eftersom räkenskapsinformationen tagits emot för företagets räkning.

En fråga som ofta ställs är huruvida kvitto som en anställd erhåller vid utlägg för företagets räkning men med egna medel, är att se som att den anställde erhållit kvittot eller att det är företaget som erhållit det? Här finns inget uttryckligen sagt i lag eller allmänna rådet. En fråga har nyligen ställts  till Bokföringsnämnden om vad som gäller i denna fråga. Detta var efter att Skatteverket gjort en s k genomsyn i frågan och ansett att eftersom den anställde agerar för företagets räkning ska kvittot i pappersform som den anställde erhöll, arkiveras av företaget i den formen. Vi kommer att redogöra för BFN:s svar så snart vi erhållit det vilket torde bli under 2017 enligt dem. För säkerhets skull uppmanar vi till att arkivera papperskvittona tills vidare!

En fråga som inte har bäring på vare sig bokföring eller räkenskapsinformation är avdragsrätten för den ingående momsen. Denna rätt till avdrag riskerar att gå förlorad om originalkvittot ej finns arkiverat (i detta fall i den form som den anställde mottog det).
 

Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan (punkt 7.4)

  • Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att sparas/arkiveras (presenteras) i företaget.

Har företaget dock t ex tagit emot ett papperskvitto och sedan fotograferar eller skannar kvittot, ska även det ursprungliga papperskvittot sparas i tre år, d v s det får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
 

Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från annan i elektronisk form (punkt 7.1)

  • Mottagen elektronisk räkenskapsinformation kan av tekniska skäl behöva anpassas (konverteras) till företagets system. T ex kan elektroniska fakturor tas emot av en fakturaväxel som konverterar fakturorna till ett format som företagets system kan läsa. Om uppgifterna i fakturan inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen, får fakturan sparas i det elektroniska format den fick genom konverteringen och i vilken den ska presenteras i företaget.

Om det är tillåtet att rensa bort sådan information från elektronisk räkenskapsinformation får bedömas mot bakgrund av bestämmelserna om vilka uppgifter verifikationer och fakturor ska innehålla samt övriga bestämmelser om vad som utgör räkenskapsinformation. Företagslogotyp, personliga hälsningar och reklam kan inte anses utgöra räkenskapsinformation och får därmed rensas bort från elektronisk räkenskapsinformation.
 

Räkenskapsinformation som företaget har upprättat självt (punkt 7.5)

I 7 kap 1§ andra stycket andra meningen i bokföringslagen anges att ”Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat skall bevaras i det skick materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes”.

  • Eftersom räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat ska sparas i den form den är avsedd att presenteras i måste företaget ha tagit ställning till presentationsformen. All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform. Ett företag kan t ex ha valt att presentera egenupprättade verifikationer i elektronisk form medan mottagna verifikationer presenteras i pappersform.

Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den. Vanligast är dock att företagen väljer att presentera räkenskapsinformation de själva upprättat i elektronisk form eftersom presentationsformen per automatik är elektronisk i en datorbaserad bokföring.

2016-12-15

Kontakta oss

Marcus Johansson

Redovisningsexpert kommunal redovisning och ledamot av RKR:s expertgrupp, PwC Sverige

Tel 010-213 01 03

Hanna Uddenberg

Redovisningsspecialist, PwC Sverige

Tel 010-213 33 31

Följ oss i sociala medier