Ny artikelserie: Bokföring och bokföringsmaterial – vet du vad som gäller?

Jun 17, 2016

2016-06-17

Bakgrund - Lär dig mer om bokföring

Bestämmelserna om bokföring och arkivering finns i Bokföringslagen (BFL). Dessa bestämmelser tolkas och utvecklas i Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2 Bokföring, med tillhörande vägledning. Det är alltså lagen och det allmänna rådet som styr vad som ska bokföras och när bokföring ska ske, liksom vad som ska dokumenteras och arkiveras. Brott mot bokföringslagen bestraffas i enlighet med Brottsbalkens bestämmelser.

Bestämmelserna om bokföring kan vara svåra att tolka i enskilda situationer, speciellt som reglerna inte riktigt har följt med i den tekniska utvecklingen, och vi redovisningsspecialister på PwC får många frågor kring detta. Samtidigt får vi intrycket att delar av bestämmelserna inte är så väl kända som de borde vara.

Vi kommer därför kommentera några bestämmelser där vi ser särskilda problem eller områden som vi ofta får frågor kring. Detta kommer vi att göra i en serie om tre artiklar, varav den första presenteras nedan och handlar om några specifika bestämmelser inom området löpande bokföring.

Artikel nummer två och tre kommer att handla om tidpunkten för bokföring respektive regler för arkivering. Artiklarna kommer att publiceras som en serie i kommande nummer av Accounting Update.
 

Löpande bokföring - Vanliga frågor

Nedan presenteras ett antal frekvent förekommande frågor och dess svar, ställda ur ett svenskt företags perspektiv. För att läsaren lätt ska kunna orientera sig i BFN:s allmänna råd om bokföring, lämnas i texten nedan hänvisningar till berörda punkter i det allmänna rådet. En del textavsnitt i det allmänna rådet/vägledningen saknar numrering, och hänvisning görs då till en närliggande punkt.

Får vi bokföra i annan valuta än SEK, till exempel i USD?

Redovisningsvalutan ska vara svenska kronor. I aktiebolag, ekonomiska föreningar, sparbanker, medlemsbanker och försäkringsföretag får dock redovisningsvalutan i stället vara euro.

BFL (4:6) föreskriver att affärshändelserna ska kunna presenteras i en och samma redovisningsvaluta, det vill säga svenska kronor eller i vissa fall euro. Begreppet presenteras innebär inte att den enskilda affärshändelsen måste bokföras i redovisningsvalutan. Det räcker att bokföringssystemet, utifrån den bokförda affärshändelsen, kan ta fram och presentera affärshändelsens belopp, omräknat till redovisningsvalutan per dagen för affärshändelsen. Bestämmelserna om redovisningsvaluta förhindrar därmed inte användning av så kallade flervalutasystem. 

Det förekommer att svenska företag vill redovisa i en annan valuta, vanligen USD. Detta är alltså möjligt, under förutsättning att transaktionerna, per dagen för affärshändelsen, kan räknas om till den kurs de skulle ha bokförts till om de löpande redovisats i svenska kronor. Det är inte förenligt med bestämmelserna att till exempel räkna om alla posterna till svenska kronor till balansdagens kurs.

Det allmänna rådet ger utrymme för omräkning till approximationer av faktiska kurser, till exempel genomsnittskurs eller standardkurs för en viss period. En approximation kan dock endast användas om den ger ett tillfredställande värde jämfört med en omräkning till avistakurs. Genomsnittskurs kan alltså inte användas vid kraftiga valutakursfluktuationer eller om den ger för stora avvikelser mot omräkning till avistakurs.

Måste en faktura på exempelvis ungerska översättas?

Räkenskapsinformation, såsom en faktura, som företaget självt upprättar, får vara på svenska, danska, norska eller engelska (p 1.12). Skatteverket kan ge dispens för användning av ett annat språk, t ex för företag som ingår i en gränsöverskridande koncern och därför har koncerngemensamma ekonomisystem eller en koncerngemensam administration. Dispens kan också ges till företag med hemvist i ett förvaltningsområde där ett minoritetsspråk får användas i kontakter med förvaltningsmyndigheter och domstolar. Även om företaget fått dispens är det skyldigt att ta fram en översättning till svenska, danska, norska eller engelska om en myndighet begär det. (Prop 2005/06:116).

Dispensmöjligheten gäller inte offentliga redovisningshandlingar som till exempel årsredovisningar.

Inga särskilda språkkrav ställs på räkenskapsinformation som företaget får från en extern part, till exempel inköpsfakturor som utgör verifikationer. Hos mottagaren får dessa alltid vara på det språk som avsändaren har valt att upprätta dem på (p 1.12), en faktura behöver alltså inte översättas

Kan vi och vårt dotterföretag ha en gemensam verifikationsnummerserie?

Varje verifikation ska innehålla ett verifikationsnummer (eller motsvarande). En serie av verifikationsnummer ska vara obruten för en tidsperiod, vanligen ett räkenskapsår. Det ska gå att kontrollera att serien är obruten. (p 5.9-10)

Flera verifikationsnummerserier får användas under förutsättning att bokföringen fortfarande är överskådlig och i god ordning. Därmed kan till exempel olika reskontror ha egna nummerserier.

Dessa bestämmelser gäller för varje bokföringsskyldigt företag. Så svaret på frågan i rubriken är att varje företag måste ha egna obrutna verifikationsnummerserier. Om moderföretaget i rubriken säljer sitt dotterföretag ska dotterföretagets bokföringsmaterial, med obrutna nummerserier, följa med dotterföretaget.

I det allmänna rådet kommenteras den situation där flera koncernföretag använder gemensamma funktioner, till exempel en gemensam faktureringsfunktion. Då kan man använda flera nummerserier parallellt. Varje företag har en egen obruten serie, samtidigt som även en nummerserie som är gemensam för samtliga fakturor kan användas.

Om mer än en verifikationsnummerserie används, ska detta beskrivas i företagets systemdokumentation (p 9.7).




Måste vi spara material om gjorda avstämningar?

För att företaget ska ha god kontroll över sin bokföring, bör avstämningar göras regelbundet. I det allmänna rådet föreskrivs därför att bokföringen ska stämmas av löpande enligt fasta rutiner (p 2.15). Hur ofta avstämningar ska göras får bedömas utifrån verksamhetens omfattning och bokföringssystemets komplexitet.

Avvikelser som identifieras i avstämningarna ska dokumenteras. Dokumentationen utgör räkenskapsinformation och ska arkiveras enligt arkiveringsbestämmelserna. En avvikelse som genererar en rättelse kan dokumenteras genom den gjorda rättelsen. Avstämningar utgör således räkenskapsinformation och ska som sådana arkiveras i  sju år, det vill säga samma regler som för all räkenskapsinformation. (kapitel 7 och 8). 


Vi har fått en ersättningsfaktura, kan vi då kasta den ursprungliga fakturan?

Rättelser av verifikationer och bokföringsposter ska alltid göras på ett sådant sätt att de ursprungliga uppgifterna finns bevarade (p 2.17-18, 5.15-16). Detta föreskrivs på ett tydligare sätt i det allmänna rådet än vad som gjorts i tidigare regelverk. Att rättelser gjorts på ett korrekt sätt är också viktigt i rättsprocesser där bokföringsmaterial utgör beslutsunderlag.

Om uppgifterna på en verifikation behöver ändras, får de ursprungliga uppgifterna inte raderas eller göras oläsliga. Det ska tydligt framgå vad som rättas. Om verifikationen ersätts med en ny ska den ursprungliga finnas kvar, till exempel om företaget fått en faktura med fel företagsnamn och denna ersätts med en ny faktura.

En bokföringspost rättas genom en särskild rättelsepost och den rättade posten ska vara läsbar även efter rättelsen. Rättelseposten ska bokföras i den period då felet upptäcks.

Vid granskning av rättade verifikationer och bokföringsposter ska det utan svårighet gå att få kännedom om rättelsen. Sådan upplysning kan till exempel lämnas genom att rättelsepostens verifikationsnummer anges på verifikationen till den rättade bokföringsposten.

När en verifikation eller en bokföringspost rättas ska det anges när rättelsen har skett och vem som gjort den. I det allmänna rådet om Bokföring illustreras rättelse av bokföringspost i exempel 2.5 Rättelse av bokföringspost.


Kan vår filial i Danmark ha en separat bokföring?

Filialer ska följa samma bestämmelser som andra företagsformer. Det finns emellertid några regler som riktar sig speciellt till filialer.

Utländska filialer i Sverige ska följa Lagen om utländska filialer med mera och det allmänna rådet om bokföring. De ska ha en egen bokföring som är skild från bokföringen i utlandet (p 1.3).

Svenska företags filialer i utlandet ska följa det allmänna rådet, med följande undantag:

  • Filialen får ha en redovisningsvaluta som godtas i filiallandet, i vårt fall en redovisningsvaluta som är accepterad i Danmark (p 2.7)
  • Filialen får ha en egen separat bokföring i Danmark (p 2.21)
  • Arkivering i Danmark tillåts om filialen är bokföringsskyldig där (p 8.11)

Läs del två i vår artikelserie om bokföring och bokföringsmaterial:

Kontakta oss

Taina Rauma

Redovisningsspecialist, PwC Sverige

Tel 0734-23 57 02

Marcus Johansson

Redovisningsexpert kommunal redovisning och ledamot av RKR:s expertgrupp, PwC Sverige

Tel 010-213 01 03

Följ oss i sociala medier