Papper eller digitalt – vad gäller när anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning?

2017-06-29

Allt fler aktörer erbjuder scanningslösningar. I takt med detta har frågan om i vilken form underlag till verifikationer ska bevaras aktualiserats mer och mer.
 

Själva problemställningen har varit i vilken form kvittot ska bevaras när en anställd, med egna medel, har gjort ett utlägg för företagets räkning. Grundregeln är att ett företag ska bevara ett kvitto i det skick materialet hade när det kom till företaget. Frågan blir då när företaget anses ha erhållit bokföringsunderlaget?
 

En uppfattning är att anställd som gjort utlägg med egna medel för företagets räkning kan skanna in/fotografera mottaget kvitto och skicka det i inskannad/ fotograferad form, det vill säga digitalt, till företaget som då ska bevara kvittot i den form det mottagits, det vill säga i inskannad/fotograferad form. En annan uppfattning är att den anställde gör utlägget för företagets räkning, oavsett att betalning skett via utlägg av den anställde. Då anses företaget, via den anställde, ha mottagit kvittot i pappersform och ska således bevara kvittot i den formen.
 

Bokföringsnämndens klargörande

BFN har nu i ett brevsvar klargjort vad som är god redovisningssed vad gäller i vilken form verifikationer ska bevaras när anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning. I de fallen är utläggen affärshändelser i företaget och de uppgifter den anställde har tagit emot (kvitton) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation som ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det. Var kvittot i pappersform när den anställde tog emot det, är det just det dokumentet som ska bevaras under arkiveringstiden.
 

Huruvida den anställde betalt med egna medel eller med kort som hen är betalningsskyldig för har ingen betydelse i frågan.
 

BFN har nu äntligen satt ner foten i en fråga som varit oklar en längre tid och även om svaret inte blev som många hade hoppats är det bra att nu veta vad som gäller. Med tanke på hur bokföringslagen är formulerad tycker vi inte att svaret är oväntat. Enda sättet att få till en lättnad och en smidig hantering framgent är att lagstiftaren bestämmer sig för att formulera om 7 kap 1§ andra styckets första mening i Bokföringslagen, dvs att ” räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.”

 

I decembernumret av Accounting update 2016 (nummer 44) tog vi upp frågan om bevarande och arkivering av räkenskapsmaterial i allmänhet och den artikeln kan med fördel läsas som ett tillägg i frågan.

Kontakta oss

Hanna Uddenberg

Redovisningsspecialist, PwC Sverige

Tel 010-213 33 31

Johan Månsson

Partner , PwC Sverige

Tel 0709-29 30 44

Följ oss i sociala medier